Discussion Gestion:Organisation/Réunions

Approuvé.

@Vincent Montminy-Linteau, @Isabelle Thibault, @Michaël St-Gelais, @Emmanuelle Béland, @Jppialasse, @Christian Saraïlis, le compte-rendu attend vos amendements et votre approbation.

Pour tous sauf Vincent, vous devez aller signer Gestion:Organisation/Résolutions/20.

Isabelle, si tu ne sais pas comment signer interpelle moi sur FB.

Conforme.

@Vincent Montminy-Linteau, @Michaël St-Gelais, j'ai ajouté un gabarit au début de la page. Votre avis svp. Une fois approuvé je vais le rendre plus discret.

Je ne suis pas certain de savoir où trouver le fameux gabarit.

Il est dans la page de wiki associée à cette page de discussion. elle est accessible par l'onglet marque Gestion ou Page en haut à gauche.

Chaque page de contenu du wiki a une page de discussion associée.

Je commence à comprendre.

Ça me semble conforme aux suggestion de Vincent. On pourrait, dans le même gabarit, se mettre des petits rappels de règles pendant la réunion.

On pourrait rajouter aussi dans le gabarit le temps qu'on veut passer pour chaque point.

Oui, bonne idée ! J'ai ajouté le temps. Pour les rappels de règles, peux-tu préciser?

Oui.

• Un exemple simple : le quorum est atteint si 50 % (est-ce 50 % ? 75 % ?) des admins sont présents.
• Pour chaque résolution au CA, un membre fait une proposition. Un autre membre appuie la proposition. On vérifie si on demande le vote. Si le vote n'est pas demandé, cela veut dire que la résolution est adoptée à l'unanimité.
  • J'imagine que ça fait partie des trucs standardisés qu'il faudrait faire selon le code Morin. http://www.troc02.org/images/doc_pdf/TROC%2002/Doc.%20pour%20lA.G.A/procedures_assemb_delibrantes_c_morin.pdf
  • Il faudrait peut-être publier une manière de faire pour nos assemblées ? Quelque chose de bien balisé.
  • Il faudrait peut-être aussi faire une politique qu'on pourrait proposer comme résolution à la prochaine assemblée. Étant donné que Vincent a beaucoup d'expérience dans ces trucs, peut-être qu'il pourrait travailler sur une politique en ce sens ?

Bonne idée, je pense que ce serait plutôt un règlement administratif qu'une politique de la plateforme.

Oui tout à fait. Mais il faudrait clarifier la chose et l'écrire. Peut-être que Vincent serait la meilleure personne pour écrire ce règlement ? J'en ai fait une tâche avec une ébauche de description. Gestion:Tâches/Liste/582.

Je peux effectivement regarder ca.

Merci infiniment ! :)

Pour quand est-ce qu'on veut ca prêt?

Avant le prochain CA ? On pourrait justement voter une résolution au prochain CA pour les règles des CA. Le prochain est prévu à l'automne. Je crois que ça va aller à la mi-octobre (je pars en vacances mi-septembre).

Si possible, juste prévoir la date d'avance considérant que d'octobre à mars je suis plutôt occupé (moins que vous, mais assez pour moi)

Je pense qu'on devrait s'occuper de ça avant le prochain CA histoire de bétonner nos procédures encore plus.

La discussion pour le format se passe à Sujet:Xcb0nr4g8sqm7itd. Une fois le règlement approuvé on pourra finaliser le gabarit.

@Michaël St-Gelais, @Emmanuelle Béland, @Isabelle Thibault, @Jppialasse, conforme ?

conforme

Conforme. On devrait se voter une résolution aussi pour que lorsque deux personnes approuvent le compte-rendu (en dehors de celui qui l'écrit), ce soit considéré suffisant.

Approuvé :)

Faudrait voir si c'est une bonne pratique. Normalement le compte-rendu de la réunion précédente est approuvé avant le début de la présente réunion. Est-ce que ça doit s'appliquer à nous ? On est 100% transparent en même temps alors n'importe qui peut aller consulter les comptes-rendus, l'historique et proposer des amendements dans la discussion.

Si on décide ça il faudra l'intégrer au règlement administratif #6.

Veux-tu demander à Vincent ?

@Vincent Montminy-Linteau, est-ce qu'il existe des standards pour l'approbation des comptes-rendus ou on décide?

Compte-rendu approuvé.

@Michaël St-Gelais, @Jppialasse, @Vincent Montminy-Linteau, votre avis sur le compte-rendu de la réunion d'hier. N'hésitez pas à modifier directement !

J'ai fait une petite modification pour les financières. Les compte-rendus sont publiques ;)

@Michaël St-Gelais @Antoine Mercier-Linteau

Dans l'ensemble, le CA s'est bien déroulé. Vous confirmé le quorum en début de réunion, vous passé au travers de l'ordre du jour (lequel pourrait quand même être envoyé avant la rencontre), vous présenté un résumé de la rencontre précédente, etc.

Mes commentaires:

• Allouer un temps maximum par point pour éviter les déraillements;
• Si pas de quorum, on ne prend pas de décision;
• Inclure un varia en fin de rencontre et confirmer au début et à la fin de la rencontre si certains d'entre vous ont des points à apporter;
• Proposer un huis-clos en fin de rencontre au administrateur seulement pour traiter de points plus sensibles.

Sinon, le vérificateur attitré devrait aussi être en mesure de confirmer la validité du CA.

Merci Vincent. Nous devrions en effet ajouter ces choses dans notre format. L'ordre du jour est affiché sur cette page mais nous avons oublié de l'envoyer cette fois ci.

Est-ce que le vérificateur peut être attitré au début de chaque réunion?

Ce que je voulais dire en fait c'est que, lorsqu'un vérificateur externe (un cabinet comptable) viendras faire l'audit de l'OBNL une fois que le statut sera confirmé, une de ses tâches devrait notamment être de vérifié si les réunions sont tenues adéquatement!

Merci pour les commentaires @Vincent Montminy-Linteau. Bien d'accord avec tes suggestions, surtout sur le temps alloué par point et le quorum. Prochain CA, on ajoute les éléments sus-mentionnés.

J'ai confirmé avec une amie qui fait de l'audit et c'est possible de demander spécifiquement à l'auditeur de vérifier le CA

Merci ! J'ai ajouté un gabarit dans la page et créé Sujet:X0r2ssgh1zpo8hz5 pour qu'on puisse en discuter. Faites vos commentaire là. Entre-temps, je marque ce sujet comme complété.

@Jppialasse@Maude Allard@Emmanuelle@Antoine Mercier-Linteau, j'ai écrit un brouillon de l'ordre du jour du prochain CA. Suggérez vos ajouts ou vos modifications ci-dessous.

@Jppialasse@Antoine Mercier-Linteau@MaudeLD@ALKHS, y a-t-il des choses qui ne figurent pas dans mon compte-rendu de la réunion ?

C'est ok pour moi. Concernant les modèles, j'ai dit à Emmanuelle que vous communiqueriez directement avec elle. À bientôt!

Bon compte-rendu, j'ai rajouté deux ou trois points que j'avais noté. Restera à faire des tâches avec certains points.

Résumé approuvé.

@Antoine Mercier-Linteau, peux-tu revoir le résumé et voir s'il y a des oublis stp ?

C'est vérifié. Merci!

Fait.

@Michaël St-Gelais, juste pour te dire qu'il faudra déplacer les comptes-rendus des rencontres avec la bibliothèques à Wikimedica:Partenaires/Gestion.