Gestion:Organisation/Règlements administratifs/Fonctionnement de Wikimedica

De Wikimedica
Cette page contient le règlement administratif de Wikimedica numéro 1 adopté par décret.
Il n'est pas permis d'y apporter des modifications autre que des corrections de forme mineures. Si vous désirez faire des suggestions au sujet de son contenu, vous pouvez le faire lors de la prochaine assemblée des membres ou en discuter dans la page de discussion.

Il est décrété que les dispositions suivantes constituent le règlement administratif No 1 (Fonctionnement de Wikimedica).

Généralités

Définitions

À moins que le contexte n'indique un sens différent, dans le présent règlement administratif et tous les autres règlements administratifs de l'organisation :

  1. « assemblée de membres » s'entend d'une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres; « assemblée extraordinaire de membres » s'entend d'une assemblée d'une ou de plusieurs catégories de membres ou d'une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle de membres ;
  2. « conseil d'administration » s'entend du conseil d'administration de l'organisation et « administrateur » s'entend d'un membre du conseil ;
  3. « Loi » la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications ;
  4. « proposition » s'entend d'une proposition présentée par un membre de l'organisation qui répond aux exigences de l'article 163 (Proposition d'un membre) de la Loi ;
  5. « règlement » désigne tout règlement pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mises à jour, qui sont en vigueur ;
  6. « règlement administratif » désigne les présents règlements administratifs et tous les autres règlements administratifs de l'organisation ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur ;
  7. « résolution extraordinaire » s'entend d'une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées ;
  8. « résolution ordinaire » s'entend d'une résolution adoptée à la majorité (par exemple plus de 50 %) des voix exprimées ;
  9. « statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d'arrangement et les statuts de reconstitution ;
  10. « plateforme » désigne le système informatique sur lequel est construit Wikimedica ;
  11. « en ligne » signifie la disponibilité du sujet sur le web et accessible par un URL ;
  12. « apport significatif » est une contribution qui rehausse clairement la qualité du contenu de la plateforme ou de sa présentation ;
    • exemples d'apports non significatifs :
      • modifier sa page utilisateur ;
      • corriger une faute d'orthographe sur une page ;
      • poser une question triviale sur une page de discussion.
    • exemples d'apports significatifs :
      • créer une page de contenu ;
      • participer à la gestion du site en trouvant des remplacements à des images qui enfreignent le droit d'auteur ;
      • améliorer le texte d'une page ;
      • répondre à la question d'un autre utilisateur sur une page de discussion ;
      • régler un bogue d'affichage sur un modèle.
  13. « édition » est une modification sauvegardée et enregistrée en historique d'une page de la plateforme ;
  14. « nombre d'éditions » est le nombre contenu dans le champ editcount de MediaWiki ;
  15. « page utilisable» est une page qui n'est pas une redirection et qui contient suffisamment de texte et/ou de données sémantiques pour qu'elle soit utile à la majorité des utilisateurs.

Interprétation

Dans l'interprétation du présent règlement administratif, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme non doté d'une personnalité morale.

Autrement que tel que spécifié dans la section Définitions, les mots et les expressions définis dans la Loi ont la même signification lorsqu'ils sont utilisés dans les présents règlements administratifs.

Sceau de l'organisation

L'organisation peut avoir son propre sceau, qui doit être approuvé par le conseil d'administration. Le secrétaire de l'organisation est le dépositaire de tout sceau approuvé par le conseil d'administration.

Signature des documents

Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de l'organisation peuvent être signés par deux (2) de ses dirigeants ou administrateurs. En outre, le conseil d'administration peut déterminer la manière dont un document particulier ou un type de document doit être signé et désigner le ou les signataires. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de l'organisation, le cas échéant, sur le document en question. Tout signataire autorisé peut certifier qu'une copie d'un document, d'une résolution, d'un règlement administratif ou de tout autre document de l'organisation est conforme à l'original.

Fin de l'exercice

La fin de l'exercice de l'organisation est déterminée par le conseil d'administration.

Opérations bancaires

Les opérations bancaires de l'organisation sont effectuées dans une banque, une société de fiducie ou une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada ou ailleurs et désignée, nommée ou autorisée par résolution du conseil d'administration. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou plusieurs dirigeants de l'organisation ou d'autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du conseil d'administration.

États financiers annuels

Au lieu d'envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi, l'organisation rend ces documents disponibles en ligne et publie un avis à cet effet.

Adhésion

Ces questions nécessitent une résolution extraordinaire pour être modifiées.

Conditions d'adhésion

Sous réserve des statuts, l'organisation compte deux (2) catégories de membres, à savoir les catégories A (« membres actifs ») et B (« membres inactifs »). Le conseil d'administration peut, par résolution ordinaire, approuver l'admission des membres de l'organisation. Les membres peuvent aussi être admis d'une autre manière déterminée par résolution du conseil d'administration ou par un membre mandaté par ce dernier pour s'occuper des adhésions. Les conditions d'adhésion s'établissent comme suit :

Membres de catégorie A (« membres actifs »)

  1. Le titre de membre votant de catégorie A est réservé aux particuliers ou aux entités qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres votants de catégorie A dans l'organisation et qui répondent aux critères d'adhésion des membres de catégorie A.
  2. La période d'adhésion d'un membre votant de catégorie A est en vigueur tant et aussi longtemps que ce membre répond aux critères d'adhésion.
  3. Tel qu'indiqué dans les statuts, chaque membre votant de catégorie A a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l'organisation et d'assister à ces assemblées et y disposer d'une voix pondérée.
  4. Un membre particulier de catégorie A voit son titre passer à celui de catégorie B s'il n'a pas fait au moins trente (30) apports significatifs dans les quatre-vingt-dix (90) jours précédents l'événement où il doit se prévaloir de son privilège de membre de catégorie A.
  5. Un membre entité de catégorie A voit son titre passer à celui de catégorie B si son représentant ne remplit pas les critères d'adhésion pour les entités.
Critères d'adhésion pour les particuliers

Pour être considéré membre de catégorie A, un particulier doit remplir tous les critères suivants:

  1. avoir effectué au moins cent (100) éditions sur la plateforme et que ces éditions aient constitué un apport significatif à la plateforme ou avoir démontré une implication conséquente sur un autre projet collaboratif en ligne (par exemple: Wikipédia, un autre wiki, un projet de logiciel libre, etc.)  ;
  2. avoir effectué au moins trente (30) éditions dans les quatre-vingt-dix (90) jours précédent son adhésion et que ces éditions aient constitué un apport significatif à la plateforme ;
  3. avoir créé au moins deux (2) pages utilisables sur la plateforme ;
  4. avoir possédé un compte utilisateur sur la plateforme pendant plus de deux (2) mois consécutifs sans bannissement à partir du moment où il fait la demande ;
  5. certifier avoir lu et compris toutes les pages d'aide de Wikimedica ;
  6. certifier avoir lu et compris toutes les pages de politique de Wikimedica ;
  7. avoir fourni des informations professionnelles en règle.
Critères d'adhésion pour les entités

Pour être considérée comme membre de catégorie A, une entité doit :

  1. Remplir l'un des deux critères suivants :
    1. avoir contribué de manière significative et à la hauteur des capacités de son organisation à l'avancement de Wikimedica ou ;
    2. démontrer un total d'au moins deux cents (200) éditions par des utilisateurs non membres de la présente organisation mais membre de l'entité et que ces éditions aient constitué un apport significatif à la plateforme ;
  2. choisir un représentant qui :
    1. se qualifie aux critères de la catégorie A ;
    2. fait clairement mention sur sa page utilisateur qu'il appartient à l'entité qu'il représente.

Membres de catégorie B (« membres inactifs »)

  1. Le titre de membre non votant de catégorie B est réservé aux particuliers et aux entités qui étaient anciennement membres de catégorie A, mais ne répondent plus aux critères des membres de cette catégorie.
  2. La période d'adhésion d'un membre non votant de catégorie B est d'une (1) année, avec possibilité de renouvellement s'il remplit à nouveau les critères d'adhésion des membres de catégorie A.
  3. Tel qu'indiqué dans les statuts, chaque membre non votant de catégorie B a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l'organisation et d'assister à ces assemblées, mais de dispose pas de droit de vote.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier à cet article des règlements administratifs si les modifications touchent les droits dévolus aux membres ou les modalités décrites aux alinéas 197(1)(e), (h), (l). ou (m).

Avis d'assemblée des membres

Un avis faisant état des date, heure et lieu d'une assemblée de membres est envoyé à chaque membre habile à voter par un avis publié en ligne sur la plateforme au moins trente (30) jours avant.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l'organisation afin de changer les façons d'aviser les membres habiles à voter aux assemblées de membres.

Vote des membres absents

En vertu du paragraphe 171(1) (Vote des membres absents) de la Loi, un membre habile à voter à une assemblée des membres peut exercer ce droit en le faisant par procuration remise aux administrateurs par messagerie interne auprès d'un autre membre de catégorie A ou B si le vote se fait en personne. Si le vote se déroule en ligne, le vote par procuration n'est pas permis.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l'organisation afin de changer les méthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à l'assemblée des membres sont autorisés à voter.

Droits d'adhésion, fin de l'adhésion et mesures disciplinaires

Droits d'adhésion

Aucun droit d'adhésion n'est attendu d'un membre.

Fin de l'adhésion

Le statut de membre de l'organisation prend fin dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  1. le décès du membre ou, dans le cas d'un membre constitué en personne morale, la dissolution de la personne morale;
  2. l'omission par le membre de maintenir les conditions requises pour être membre de catégorie B;
  3. la démission du membre signifiée par écrit au président du conseil d'administration de l'organisation, auquel cas la démission prend effet à la date précisée dans l'avis de démission;
  4. l'expulsion du membre en conformité avec l'article ci-après ou la perte du statut de membre d'une autre manière en conformité avec les statuts ou les règlements administratifs;
  5. la liquidation ou la dissolution de l'organisation en vertu de la Loi.

Sous réserve des statuts, l'extinction de l'adhésion entraîne l'extinction des droits du membre, notamment ceux qu'il a à l'égard des biens de l'organisation.

Mesures disciplinaires contre les membres

Le conseil d'administration est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de l'organisation pour l'une ou l'autre des raisons suivantes :

  1. la violation d'une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l'organisation;
  2. une conduite susceptible de porter préjudice à l'organisation, selon l'avis du conseil d'administration à son entière discrétion;
  3. toute autre raison que le conseil d'administration juge raisonnable, à son entière discrétion, en considération de la déclaration d'intention de l'organisation.

Si le conseil d'administration détermine qu'un membre doit être suspendu ou expulsé de l'organisation, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, donne au membre un avis de suspension ou d'expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l'expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil, une réponse écrite à l'avis reçu. Si aucune réponse écrite conformément à cette disposition, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, pourra aviser le membre qu'il est suspendu ou exclu de l'organisation. Si le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le conseil d'administration l'examinera pour en arriver à une décision finale et il informera le membre de cette décision finale dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du conseil d'administration est finale et exécutoire et le membre n'a aucun droit d'appel.

Assemblées des membres

Personnes en droit d'assister à une assemblée

Les seules personnes en droit d'assister à une assemblée sont les membres, les dirigeants, les administrateurs et l'expert-comptable de l'organisation ainsi que toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des règlements administratifs de l'organisation. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l'invitation du président de l'assemblée, d'une résolution du conseil d'administration ou par résolution des membres.

Président d'assemblée

Si le président et le vice-président du conseil d'administration sont absents, les membres présents qui sont habiles à voter à l'assemblée choisissent l'un d'entre eux pour présider l'assemblée.

Quorum

Le paragraphe 164(2) de la Loi prévoit que, par défaut, dix pour cent (10%) des membres ou vingt (20) membres habiles à voter à l'assemblée constitue le quorum.

Décision par consensus

Sauf disposition contraire de la Loi ou des statuts, les membres présents à une assemblée des membres prennent par consensus toute décision relative aux questions soulevées pendant cette assemblée. Le consensus est réputé avoir été obtenu lorsqu'aucun membre ne s'oppose à la décision relative à une question portée à l'ordre du jour de l'assemblée. Si le président de l'assemblée constate, après déploiement d'un effort raisonnable pour obtenir un consensus, qu'une question donnée ne fera pas l'objet d'un consensus, il détermine que la décision relative à cette question sera prise à la majorité des voix des membres. En cas d'égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président de l'assemblée vote une deuxième fois.

Pondération du vote

Le vote de chaque membre est pondéré selon l'importance qu'il occupe au sein du projet et de la plateforme. Les détails de la pondération sont indiqués dans le règlement No4 (Pondération du vote).

Administrateurs

Élection et mandat

Sous réserve des statuts, les membres élisent les administrateurs lors de leur première assemblée et de chaque assemblée annuelle où une élection des administrateurs est requise. Les administrateurs sont élus pour un mandat se terminant au plus tard à la clôture de la troisième assemblée annuelle suivante.

Le conseil d'administration peut nommer des administrateurs supplémentaires pour un mandat qui expirera au plus tard à la clôture de l'assemblée annuelle suivante des membres, à condition que le nombre total des administrateurs ainsi nommés n'excède pas le tiers du nombre des administrateurs élus à l'assemblée annuelle précédente. Le nombre précis d'administrateurs à nommer de cette manière peut être fixé par résolution ordinaire des membres.

Réunions du conseil d'administration

Convocation de réunions

Les réunions du conseil d'administration peuvent être convoquées par son président, son vice-président ou par deux (2) administrateurs à n'importe quel moment. Toutefois, la première réunion suivant la constitution de l'organisation peut être convoquée par n'importe quel administrateur ou fondateur. Si l'organisation compte un (1) seul administrateur, celui-ci peut convoquer et tenir une réunion.

Avis de réunion

Un avis précisant les dates, heure et lieu d'une réunion du conseil d'administration est donné à chaque administrateur de l'organisation au plus tard sept (7) jours avant la date prévue. L'avis est donné selon une des méthodes suivantes :

  1. par communication téléphonique, électronique ou autre à l'adresse de l'administrateur figurant dans les registres de l'organisation à cette fin;
  2. par document électronique conformément à la partie 17 de la Loi.

Cet avis n'est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu'aucun d'entre eux ne s'oppose à la tenue de la réunion ou que les administrateurs absents ont renoncé à l'avis ou approuvé autrement la tenue de la réunion en question. L'avis d'ajournement d'une réunion n'est pas nécessaire si les date, heure et lieu de la réunion ajournée sont annoncés à la réunion initiale. Sauf disposition contraire du règlement administratif, il n'est pas nécessaire que l'avis de réunion du conseil d'administration précise l'objet ou l'ordre du jour de la réunion, mais cet avis fait état de tout élément visé au paragraphe 138(2) (Limites) de la Loi qui sera abordé lors de la réunion.

Réunions ordinaires

Le conseil d'administration peut désigner une ou plusieurs journées d'un ou de plusieurs mois pour des réunions ordinaires dont l'heure et le lieu seront fixées par la suite. Une copie de toute résolution du conseil fixant l'heure et le lieu des réunions ordinaires du conseil d'administration est envoyée à chaque administrateur immédiatement après son adoption. Aucun autre avis n'est nécessaire pour une autre réunion ordinaire sauf si le paragraphe 136(3) (Avis de la réunion) de la Loi exige que l'objet ou l'ordre du jour soient précisés dans l'avis.

Voix prépondérante

Sauf disposition contraire de la Loi ou des statuts, les administrateurs présents à une réunion du conseil d'administration prennent par consensus toute décision relative aux questions soulevées pendant cette réunion. Le consensus est réputé avoir été obtenu lorsqu'aucun administrateur ne s'oppose à la décision relative à une question portée à l'ordre du jour de la réunion. Si le président de la réunion constate, après déploiement d'un effort raisonnable pour obtenir un consensus, qu'une question donnée ne fera pas l'objet d'un consensus, il détermine que la décision relative à cette question sera prise à la majorité des voix des administrateurs. En pareil cas, chaque administrateur est autorisé à exprimer une seule voix. En cas d'égalité, le président de la réunion vote une deuxième fois.

Comités

S'il le juge nécessaire ou approprié à cette fin et sous réserve de la Loi, le conseil d'administration peut déléguer certains pouvoirs à un comité ou à un organe consultatif. Sous réserve des règlements ou des instructions émanant du conseil d'administration, ce comité peut établir lui-même ses règles de procédure. Tout membre d'un comité peut être destitué par résolution du conseil d'administration.

Dirigeants

Description des postes

Sauf indication contraire, le conseil d'administration peut, sous réserve des dispositions de la Loi, modifier, restreindre ou accroître ces fonctions et pouvoirs, si des postes sont créés au sein de l'organisation et que des dirigeants y sont nommés, leurs titulaires exercent les fonctions et les pouvoirs suivants :

  1. Administrateurs :
    1. Président du conseil d'administration – Le président du conseil d'administration est un administrateur. Il doit présider toutes les réunions du conseil d'administration et les assemblées des membres auxquelles il participe. Ses fonctions et ses pouvoirs sont déterminés par le conseil d'administration.
    2. Vice-président du conseil d'administration – Le vice-président du conseil d'administration est un administrateur. Si le président du conseil d'administration est absent ou est incapable d'exercer ses fonctions ou refuse de le faire, le vice-président du conseil d'administration, le cas échéant, préside toutes les réunions du conseil d'administration et toutes les assemblées des membres auxquelles il participe. Ses fonctions et ses pouvoirs sont déterminés par le conseil d'administration.
    3. Secrétaire – Le secrétaire assiste à toute les réunions du conseil d'administration et de ses comités ainsi qu'aux assemblées des membres et y exerce les fonctions de secrétaire de séance. Il consigne ou fait consigner dans le registre des procès-verbaux de l'organisation le procès-verbal de toutes ces réunions et assemblées. Chaque fois qu'il reçoit des indications en ce sens, le secrétaire donne ou fait donner un avis aux membres, aux administrateurs, à l'expert-comptable et aux membres des comités. Le secrétaire est le dépositaire de tous les livres, documents, registres et autres instruments appartenant à l'organisation.
    4. Trésorier – Les fonctions et pouvoirs du trésorier sont déterminés par le conseil d'administration.
  2. Dirigeants non membres du conseil d'administration :
    1. Président – Le président est le président-directeur général de l'organisation. Il est responsable de la mise en œuvre des plans stratégiques et des politiques de l'organisation. Sous réserve de l'autorité dévolue au conseil d'administration, le président assure la supervision générale des activités de l'organisation.
    2. Vice-président – En tant que second du président, le vice-président assiste ce dernier dans la tenue de ses fonctions et préside en son lieu dans l'éventualité où celui-ci refuse ou n'est pas en mesure d'exercer ses fonctions.
    3. Vice-président aux technologies – Le vice-président aux technologies se concentre sur l'entretien et les améliorations technologiques de l'organisation.
    4. Vice-président aux communications – Le vice-président aux communications a comme responsabilité toutes les activités publicitaires et sociales de l'organisation.
    5. Vice-président à la communauté – Le vice-président à la communauté s'assure du développement et de la santé de la communauté des utilisateurs et des éditeurs de la plateforme.
    6. Vice-président au développement professionnel continu – Le rôle du vice-président au développement professionnel continuChapeauter le volet DPC de Wikimedica:
      1. Rédiger et entretenir les politiques et les pages explicatives en lien avec le DPC.
      2. Répondre aux questions des professionnels de la santé qui désirent avoir des informations supplémentaires sur la formation continue
      3. Servir de pivot entre Wikimedica et les organismes de formation continue partenaires.
      4. S'assurer que les normes en DPC sur Wikimedica soient respectées.
      5. Collaborer au développement d’outils novateurs en DPC grâce à la plateforme Wikimedica.
      6. Augmenter l’affichage, la promotion et la diffusion de l’offre en DPC de la plateforme.
      7. Soutenir le CA dans sa quête de financement, notamment en ce qui a trait aux offres en DPC.

Les fonctions et pouvoirs de tous les autres dirigeants de l'organisation sont déterminés en fonction de leur mandat ou des exigences du conseil d'administration ou du président. Sous réserve de la Loi, le conseil d'administration peut modifier, accroître ou limiter les fonctions et les pouvoirs de tout dirigeant.

Vacance d'un poste

Sauf disposition contraire d'une convention écrite, le conseil d'administration peut, pour un motif valable ou sans raison particulière, destituer n'importe quel dirigeant de l'organisation. À moins d'être ainsi destitué, un dirigeant exerce ses fonctions jusqu'au premier des événements suivants :

  1. son successeur a été nommé;
  2. le dirigeant a présenté sa démission;
  3. le dirigeant a cessé d'être un administrateur (s'ils s'agit d'une condition de la nomination);
  4. le dirigeant est décédé.

Si le poste d'un dirigeant de l'organisation est ou deviendra vacant, les administrateurs peuvent nommer par résolution une personne pour le combler.

Avis

Mode de communication des avis

Tout avis (notamment toute communication ou tout document) à donner (notamment envoyer, livrer ou signifier), autre qu'un avis d'une assemblée des membres, en vertu de la Loi, des statuts, des règlements administratifs ou d'une autre source à un membre, à un administrateur, à un dirigeant ou à un membre d'un comité du conseil d'administration ou à l'expert-comptable sera réputé avoir été donné dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  • s'il est remis en mains propres au destinataire ou livré à son adresse figurant dans les registres de l'organisation ou, dans le cas d'un avis à un administrateur, à la dernière adresse figurant sur le dernier avis envoyé par l'organisation conformément aux articles 128 (Liste des administrateurs) ou 134 (Avis de changement au directeur);
  • s'il est posté au destinataire par courrier ordinaire ou service aérien payé d'avance à son adresse figurant dans les registres de l'organisation;
  • s'il est transmis au destinataire par communication téléphonique, électronique ou autre à son adresse figurant dans les registres de l'organisation à cette fin;
  • s'il est transmis sous la forme d'un document électronique conformément à la partie 17 de la Loi;
  • s'il est ajouté comme nouvelle section à la page discussion de sa page utilisateur (excepté pour l'expert-comptable) et dûment signé;

Un avis ainsi transmis est réputé avoir été donné lorsqu'il est remis en mains propres ou livré à l'adresse figurant aux registres de l'organisation; un avis posté est réputé avoir été donné au moment où il est déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique; et un avis envoyé par tout moyen de communication consignée ou enregistrée est réputé avoir été donné lorsqu'il est transmis ou livré à l'entreprise ou à l'organisme de communication approprié ou à son représentant aux fins de transmission. Le secrétaire peut modifier ou faire modifier l'adresse figurant aux registres de l'organisation pour tout membre, administrateur, dirigeant, expert-comptable ou membre d'un comité du conseil d'administration conformément à l'information qu'il juge digne de foi. La déclaration par le secrétaire qu'un avis a été donné conformément au présent règlement administratif constitue une preuve suffisante et irréfutable de l'avis. La signature de tout administrateur ou dirigeant de l'organisation sur tout avis ou tout autre document que donnera l'organisation peut être manuscrite, apposée au moyen d'un tampon, tapée ou imprimée ou partiellement manuscrite, apposée au moyen d'un tampon, tapée ou imprimée, ou signée électroniquement.

Invalidité d'une disposition du présent règlement administratif

L'invalidité ou l'inapplicabilité d'une disposition du présent règlement administratif ne touche en rien la validité ni l'applicabilité des autres dispositions de ce règlement administratif.

Omissions et erreurs

La non-communication involontaire d'un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d'un comité du conseil d'administration ou à l'expert-comptable, la non-réception d'un avis par l'un de ses destinataires lorsque l'organisation a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans un avis, d'une erreur qui n'influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l'avis en question ou autrement fondée sur cet avis.

Règlement des différends

Médiation et arbitrage

Dans la mesure du possible, les différends ou controverses entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de l'organisation sont résolues conformément au mécanisme de médiation ou d'arbitrage prévu à l'article ci-dessous du présent règlement administratif.

Mécanisme de règlement des différends

Si un différend ou une controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de l'organisation découlant des statuts ou des règlements administratifs ou s'y rapportant ou découlant de tout aspect du fonctionnement de l'organisation n'est pas réglé dans le cadre de réunions privées entre les parties, sans porter atteinte ou déroger de toute autre façon aux droits conférés aux membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité, employés ou bénévoles de l'organisation en vertu des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, au lieu que ces personnes intentent une action en justice, le différend ou la controverse est réglé au moyen d'un mécanisme de règlement ci-après :

  • Le différend ou la controverse est d'abord soumis à un groupe de médiateurs. Une partie désigne un médiateur et l'autre partie (ou, s'il y a lieu, le conseil d'administration de l'organisation) en désigne un autre. Les deux médiateurs ainsi désignés désignent conjointement un troisième médiateur. Les trois médiateurs se réunissent alors avec les parties visées pour tenter d'en arriver à un règlement entre elles.
  • Avec l'accord des parties, le nombre de médiateurs peut être ramené de trois à un ou deux.
  • Si la médiation ne permet pas de régler le différend entre les parties, ces dernières conviennent de le régler par arbitrage en le soumettant à un seul arbitre, qui ne doit pas être l'un des médiateurs susmentionnés, conformément à la législation en matière d'arbitrage provinciale ou territoriale en vigueur dans la province ou le territoire où se trouve le siège de l'organisation ou selon les autres modalités convenues par les parties au différend. Les parties conviennent que toutes les procédures relatives à l'arbitrage sont confidentielles et que toute divulgation de quelque nature que ce soit est interdite. La décision de l'arbitre est finale et exécutoire et ne peut faire l'objet d'un appel sur une question de fait, une question de droit ou une question mixte de fait et de droit.
  • Tous les coûts liés aux médiateurs désignés conformément au présent article sont pris en charge à parts égales par les parties au différend ou à la controverse. Tous les coûts liés aux arbitres désignés conformément au présent article sont pris en charge par les parties, tels que déterminés par les arbitres.

Entrée en vigueur

Sous réserve des questions qui nécessitent une résolution extraordinaire, les présents règlements administratifs entrent en vigueur dès leur adoption par le conseil d'administration.

NOUS CERTIFIONS que le présent règlement administratif No 1 a été adopté par résolution du conseil d'administration le 14e jour de mars 2019.

Les présents règlements administratifs ont été construits à partir du modèle fourni par Corporations Canada et publié sous la licence du gouvernement ouvert - Canada.